Geïntegreerd beheer van documenten


Essentieel, niet alleen voor de kwaliteitsfuncties

Het beheer van documenten is essentieel voor de kwaliteitsfuncties die EXB 360° wil ondersteunen. Voorschriften en documenten moeten worden opgesteld of aangepast en zullen pas na goedkeuring beschikbaar mogen worden gesteld. Op het juiste moment en altijd de laatste goedgekeurde versie. Het document management systeem is daarnaast ook algemeen toepasbaar voor alle functies binnen het bedrijf. Hiermee voorkom je dat gewerkt wordt met lokale, verouderde documenten of kopietjes in een la op de werkvloer.

Highlights van het documentbeheer

  • Vele documentsoorten met meerdere document eigenaren en in stadia (Concept & Goedgekeurd)
  • Oudere versies online op te vragen, waarbij wijzigingen (per veld) zichtbaar blijven
  • Wijzigingen en/of versies van documenten opslaan met opgave van reden
  • Workflow voor het goedkeuringsproces en voor het informeren van belanghebbenden
  • De context en functie van documenten is bekend
  • Rollen en rechten voor toegang tot documenten
  • Geïntegreerde tekenmodule voor workflows en procedures

Voordelen van documentbeheer

  • Verhoogde efficiëntie: zoeken, workflow goedkeuring, informeren van de betrokkenen
  • Verbonden: automatisch alert naar betrokkenen bij wijzigingen of vervallen geldigheid
  • Revisie beheer: alleen de huidige versie is beschikbaar voor de organisatie
  • Samenwerking: de betrokkenen kunnen op elk moment reageren
  • Verhoogde zichtbaarheid: informatie vanuit rollen en rechten
  • Verhoogde controleerbaarheid: Eén bron, intelligente zoekfunctie, wijzigingen terug te vinden

Documentbeheer

Of u het nu heeft over Documentbeheer, Document Management, Documentbeheersysteem of Document Management System – EXB Software kan u verder helpen.