Beheers de veranderingen en voorkom daarbij risico’s

Management of Change (MoC)

In iedere organisatie vinden voortdurend veranderingen plaats. Nieuwe installaties, aangepaste processen, gewijzigde procedures of organisatorische aanpassingen. Zulke wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor veiligheid, kwaliteit, compliance en bedrijfscontinuïteit.

In de praktijk worden veranderingen echter vaak informeel of versnipperd doorgevoerd. Afdelingen werken langs elkaar heen, risico’s worden niet vooraf beoordeeld en maatregelen worden pas genomen nadat problemen zijn ontstaan.

Voor QHSE- en KAM-managers betekent dit extra werkdruk en het risico dat wijzigingen onvoldoende beheerst plaatsvinden.

Met de Management of Change-module van EXB Software wordt iedere wijziging onderdeel van een gestructureerd proces waarin risico’s, maatregelen en besluitvorming aantoonbaar worden vastgelegd.

De uitdaging: veranderingen brengen nieuwe risico’s

Elke wijziging kan nieuwe risico’s introduceren. Denk bijvoorbeeld aan:

aanpassing van een productieproces
wijziging van installaties of machines
verandering van procedures of werkinstructies
organisatorische wijzigingen of nieuwe verantwoordelijkheden

Wanneer wijzigingen niet systematisch worden beoordeeld, ontstaan vaak problemen zoals:

risico’s die pas zichtbaar worden nadat een wijziging is doorgevoerd
onvoldoende betrokkenheid van andere afdelingen
onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
ontbrekende documentatie richting auditors en toezichthouders

Voor organisaties met meerdere locaties of complexe processen kan dit snel onoverzichtelijk worden.

Wat is Management of Change

Management of Change (MoC) is een gestructureerde methode om veranderingen planmatig te beoordelen en te beheersen. Het doel is om vooraf inzicht te krijgen in de mogelijke gevolgen van een wijziging en de benodigde maatregelen vast te leggen.

Binnen EXB Software wordt elke wijziging geregistreerd in een digitaal dossier waarin alle relevante informatie samenkomt: de wijzigingsaanvraag, betrokken afdelingen, risicoanalyses, maatregelen en besluitvorming.

Zo ontstaat een transparant proces waarin wijzigingen gecontroleerd en aantoonbaar worden uitgevoerd.

Hoe EXB Software het proces ondersteunt

De Management of Change-module ondersteunt het volledige wijzigingsproces, van aanvraag tot evaluatie.

Een wijziging wordt stap voor stap verwerkt:

Registratie van de wijzigingsaanvraag
Inventarisatie van risico’s door betrokken afdelingen
Vastleggen van maatregelen en acties
Beoordeling en goedkeuring van de wijziging
Evaluatie van het resultaat na uitvoering

Alle informatie wordt centraal vastgelegd, waardoor duidelijk inzicht ontstaat in de voortgang van risico’s, maatregelen en acties.

Inzicht in risico’s, maatregelen en voortgang

Binnen de module ontstaat automatisch overzicht over de belangrijkste aspecten van een wijziging.

Je ziet onder andere:

geregistreerde risico’s en risicoklassen
maatregelen en acties per risico
voortgang en prioriteiten
planning en deadlines
budget en kosten van maatregelen

Dashboards en statistieken maken zichtbaar hoe wijzigingen zich ontwikkelen en waar aandacht nodig is. Hierdoor kunnen QHSE-managers tijdig bijsturen en het management beter informeren.

Betrek de hele organisatie bij veranderingen

Veranderingen raken vaak meerdere onderdelen van de organisatie. Daarom ondersteunt de Management of Change-module samenwerking tussen afdelingen.

Bij een wijzigingsaanvraag kunnen betrokken afdelingen automatisch worden geïnformeerd en gevraagd om hun risicoanalyse uit te voeren. Taken en acties worden duidelijk toegewezen, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.

Hierdoor ontstaat een transparant proces waarin kennis uit verschillende disciplines wordt benut.

Voor welke organisaties is Management of Change essentieel

Management of Change is vooral belangrijk voor organisaties waarin veranderingen grote invloed kunnen hebben op veiligheid, kwaliteit of bedrijfsvoering.

Denk bijvoorbeeld aan organisaties:

met complexe productieprocessen
met installaties of technische infrastructuur
met meerdere locaties of afdelingen
die werken volgens ISO-normen of andere regelgeving
waar veiligheid en risicobeheersing centraal staan

Voor deze organisaties is het essentieel dat wijzigingen vooraf worden beoordeeld en aantoonbaar worden beheerst.

Resultaat: meer grip op veranderingen

Met de Management of Change-module van EXB Software wordt het beheersen van wijzigingen een gestructureerd en aantoonbaar proces.

Dit levert organisaties onder andere op:

beter inzicht in risico’s van veranderingen
betere samenwerking tussen afdelingen
aantoonbare besluitvorming richting auditors en toezichthouders
minder incidenten door ongecontroleerde wijzigingen
betere borging van verbeteringen

Voor QHSE- en KAM-managers betekent dit vooral meer overzicht, betere controle en minder ad-hoc werk bij veranderingen in de organisatie.

Onderdeel van het EXB QHSE-platform

De Management of Change-module is volledig geïntegreerd in het EXB Software platform. Hierdoor kunnen wijzigingen direct worden gekoppeld aan andere onderdelen van het managementsysteem, zoals: