Je wilt zeker weten dat iedereen met de juiste documenten werkt

Documentmanagementsysteem (DMS)

Binnen QHSE-, GRC- en complianceprocessen draait veel om documentatie: procedures, werkinstructies, beleidsdocumenten, formulieren en rapportages. Je herkent vast dat documenten verspreid staan over netwerkschijven, e-mailbijlagen en lokale kopieën. Daardoor ontstaat twijfel: wat is de laatste versie, wie heeft dit goedgekeurd en wie werkt er nog met verouderde informatie?

Dat levert risico’s op en kost onnodig veel tijd.

Opslaan is niet hetzelfde als beheren

Documenten ergens opslaan is eenvoudig. Documenten beheren is iets anders. Je wilt versiebeheer, goedkeuringsprocessen, duidelijke verantwoordelijkheden en zekerheid dat documenten alleen beschikbaar zijn voor de juiste personen. Zonder structuur moet je blijven controleren en corrigeren.

Met EXB Software leg je documenten vast per type, zoals instructies, contracten, processchema’s, functieomschrijvingen en registraties.

Er ontstaat zo ook automatisch een goed gedocumenteerd dossier met alle gerelateerde informatie.

Zo ondersteunt EXB Software jou bij documentmanagement

Met EXB Software richt je document management in als een integraal onderdeel van je managementsysteem. Documenten worden niet los beheerd, maar zijn gekoppeld aan processen, organisatie, risico’s, audits en compliance-eisen.

Je kunt onder andere:

• documenten centraal vastleggen met duidelijk eigenaarschap;
• werken met versiebeheer en volledige audittrails;
• goedkeuringsworkflows inrichten vóór publicatie;
• automatisch de juiste documenten beschikbaar stellen aan de juiste functies of afdelingen;
• vastleggen wie documenten heeft gelezen of bevestigd.

Altijd de juiste versie, op de juiste plek

Zodra een document wordt aangepast en goedgekeurd, is de nieuwe versie direct beschikbaar. Oude versies blijven traceerbaar, maar zijn niet meer leidend. Medewerkers werken daardoor altijd met de laatste geldige instructies en procedures, ook via de mobiele app.

Wijzigingen kun je actief communiceren, zodat betrokken medewerkers weten wat er is veranderd en wat dit voor hun werk betekent.

Minder beheer, meer zekerheid

Doordat document management is geïntegreerd met workflows en taken, hoef je minder handmatig te bewaken. Verplicht lezen, herkeuringen of periodieke reviews worden automatisch ondersteund. Dat maakt het systeem onderhoudbaar, ook op de lange termijn.

Wat levert dit jou op?

Je hebt één centrale en betrouwbare bron voor alle QHSE- en GRC-documentatie. Verantwoordelijkheden zijn helder, wijzigingen zijn beheerst en medewerkers werken aantoonbaar met de juiste informatie. Dat verkleint risico’s, vereenvoudigt audits en geeft jou rust en vertrouwen dat documentatie niet alleen bestaat, maar ook daadwerkelijk wordt nageleefd.