Processen, workflows en procedures

Business Process Management (BPM)

Je wilt grip op hoe het werk écht verloopt

In jouw organisatie wil je zeker weten dat werkzaamheden consequent en volgens afspraak worden uitgevoerd. Onafhankelijk van wie het uitvoert of hoe druk het is, maar op een vaste manier die voorspelbaar, controleerbaar en aantoonbaar is. In de praktijk merk je echter vaak dat processen verschillend worden geïnterpreteerd, dat procedures naast elkaar bestaan en dat het lastig is om te zien waar een proces stokt.

Dat kost tijd, levert discussie op en vergroot het risico op fouten en non-compliance.

Documenten alleen zijn niet genoeg

Je hebt procedures en werkinstructies vastgelegd, maar je ervaart dat dit onvoldoende houvast geeft. De volgorde van werkzaamheden is niet expliciet, verantwoordelijkheden zijn niet altijd duidelijk en opvolging vraagt om veel handmatig werk. Je moet blijven controleren of acties worden uitgevoerd en of iedereen nog volgens de juiste werkwijze werkt.

Zo helpt EXB Software jou vooruit

Met EXB Software leg je processen, workflows en procedures vast op een manier die jou ondersteunt in het dagelijks werk. Je definieert stap voor stap hoe werkzaamheden moeten verlopen, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer een volgende actie nodig is.

Je werkt daarbij als volgt:

• je brengt processen en deelprocessen overzichtelijk in kaart;
• je bepaalt per processtap wie het uitvoert, beoordeelt en/of goedkeurt;
• je koppelt procedures en werkinstructies direct aan de juiste stappen;
• je richt workflows in die de voortgang automatisch begeleiden;
• je monitort het proces en optimaliseert waar nodig.

Jij hoeft niet meer te bewaken, het systeem doet dat

Zodra een workflow actief is, worden taken automatisch toegewezen aan de juiste personen op basis van functie of rol. Je ziet direct wat de status is, waar vertraging ontstaat en welke stappen nog openstaan. Als een taak is afgerond, wordt automatisch de volgende stap gestart of ter goedkeuring aangeboden.

Hierdoor hoef jij minder achter mensen aan en heb je continu inzicht in de voortgang.

Alles sluit op elkaar aan

Procesdefinities en workflows zijn direct gekoppeld aan je organisatiestructuur, documentbeheer, audits, incidenten en verbeteracties. Wijzig je een proces of procedure, dan zie je meteen waar dit gevolgen heeft en wie daarbij betrokken zijn. Zo blijft je systeem actueel, onderhoudbaar en afgestemd op de praktijk.

Wat levert dit jou op?

Je werkt met duidelijke processen die ook daadwerkelijk worden gevolgd. Verantwoordelijkheden zijn helder, werkzaamheden verlopen volgens vaste afspraken en opvolging is geborgd. Dat geeft jou rust, overzicht en aantoonbare beheersing van processen en procedures binnen je organisatie.