Beantwoording van veelgestelde vragen

Op deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over EXB Software, onze aanpak en de thema’s die op de website aan bod komen. De vragen zijn bedoeld om je snel inzicht te geven in wat EXB Software is, voor wie het geschikt is en hoe het kan helpen bij het beheersen en verbeteren van kwaliteit, veiligheid, risico’s en compliance.

De antwoorden zijn beknopt en praktisch. Wil je een onderwerp verder verdiepen of afstemmen op jouw specifieke situatie, dan kun je altijd vrijblijvend contact opnemen of een brochure downloaden.

Strategie & Organisatie

Hoe kan ik QHSE/GRC-processen beter laten aansluiten op de bedrijfsstrategie?

• Door alle processen en risico’s centraal te documenteren en te koppelen aan strategische doelstellingen.
• Via dashboards die realtime laten zien hoe QHSE/GRC-prestaties bijdragen aan bedrijfsdoelen.
• Door geïntegreerde workflows die beleid vertalen naar concrete acties en verantwoordelijkheden.

Hoe overtuig ik het management van de waarde van investeringen in compliance en veiligheid?

• Met rapportages die de impact van incidenten en risico’s financieel en operationeel inzichtelijk maken.
• Door het zichtbaar maken van verbetertrends via KPI’s en grafieken in de suite.
• Met benchmarkfuncties om prestaties te vergelijken met normen en concurrenten.

Welke KPI’s zijn het meest effectief om veiligheid, kwaliteit en risico’s meetbaar te maken?

• De suite levert standaard KPI’s (incidentfrequentie, auditresultaten, naleving van deadlines).
• Mogelijkheid tot specifieke KPI’s gekoppeld aan eigen bedrijfsdoelen.
• Dashboards die data visueel en begrijpelijk presenteren.

Hoe combineer ik verschillende managementsystemen in één geïntegreerde aanpak?

• Door ISO-, Arbo-, milieu- en securitynormen in één systeem te beheren.
• Via uniforme processen en formats die overlap verminderen.
• Met centrale opslag van alle bewijslast en certificeringsdocumenten.

Hoe breng ik verantwoordelijkheden helder onder bij lijnmanagers en medewerkers?

• Taken en acties kunnen per rol automatisch toegewezen worden.
• Overzichtelijke taaklijsten en reminders via de suite.
• Traceerbaarheid van wie welke taak heeft uitgevoerd.

Compliance & Regelgeving

Hoe blijf ik up-to-date met veranderende wet- en regelgeving?

• Automatische koppeling met relevante norm- en wetgevingsdatabases.
• Signaleringen wanneer wet- of normwijzigingen impact hebben.
• compliance-controles die actueel gehouden worden.

Hoe zorg ik dat audits minder tijdrovend zijn?

• Centrale auditplanning en documentatie.
• Directe toegang tot bewijslast via het systeem.
• Digitale checklists die auditprocessen versnellen.

Hoe leg ik aantoonbaar vast dat we voldoen aan verplichtingen?

• Door bewijsstukken en rapportages in één centrale omgeving te bewaren.
• Geautomatiseerde compliance-statusrapporten.
• Audit trails die iedere stap vastleggen.

Hoe ga ik om met internationale verschillen in regelgeving?

• De suite ondersteunt multi-site en multi-country compliance.
• Lokale regelgeving kan gekoppeld worden aan centrale richtlijnen.
• Meertalige gebruikersinterfaces en rapportages.

Welke digitale tools helpen bij documentatie en bewijslast?

• Versiebeheer van documenten binnen de suite.
• Centraal register van alle vergunningen, certificaten en policies.
• Sneller zoeken en filteren in plaats van handmatig archiveren.

Risicomanagement

Hoe kan ik risico’s sneller identificeren en prioriteren?

• Gestandaardiseerde risicomodellen en -matrices in de suite.
• Real-time meldingen van nieuwe risico’s of afwijkingen.
• Automatische koppeling van risico’s aan acties en maatregelen.

Hoe maak ik risicomanagement meer datagedreven?

• Analyse van historische incidentdata en trends.
• Scenario-modellen en simulaties in dashboards.
• Koppeling met externe data (bijv. markt, supply chain).

Hoe betrek ik medewerkers actief bij het melden van risico’s?

• Gebruiksvriendelijke meldapps op mobiel of tablet.
• Anonieme meldmogelijkheden.
• Directe feedback en opvolging zichtbaar in de suite.

Hoe vertaal ik risicoregisters naar praktische actieplannen?

• Automatisch actiebeheer gekoppeld aan risico’s.
• Prioritering op basis van impact en waarschijnlijkheid.
• Overzicht van voortgang en deadlines per actie.

Hoe combineer ik operationele risico’s met strategische risico’s?

• Eén geïntegreerd register waarin beide soorten risico’s samenkomen.
• Dashboards die verbanden tonen tussen operationeel en strategisch niveau.
• Rapportages die direct bruikbaar zijn voor management en bestuur.

Incident- en Veiligheidsmanagement

Hoe creëer ik een meldcultuur?

• Eenvoudige meldtools (mobiel/desktop) zonder drempels.
• Transparantie in opvolging en terugkoppeling.
• Gamification of beloningen voor actief melden.

Hoe kan ik incidentdata analyseren voor trends?

• Statistische analysefuncties in de suite.
• Automatische trendrapporten en heatmaps.
• Koppeling met preventieve maatregelen en lessons learned.

Hoe verklein ik de kloof tussen beleid en gedrag?

• Toegankelijke beleidscommunicatie via het platform.
• E-learning en training geïntegreerd in workflows.
• Directe monitoring of taken uit beleid daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Hoe gebruik ik technologie om veiligheid real-time te monitoren?

• Integratie met IoT-sensoren (bijv. gasdetectie, toegangssystemen).
• Live dashboards met veiligheidsstatus.
• Alerts bij overschrijding van kritieke waarden.

Hoe zorg ik dat lessons learned leiden tot verbeteracties?

• Automatische koppeling van lessons learned aan verbetermaatregelen.
• Registratie en opvolging van verbeterplannen in de suite.
• Rapportage van effectiviteit van genomen acties.

Digitalisering & Efficiëntie

Hoe kan digitalisering mijn werk efficiënter maken?

• Eliminatie van papierwerk door digitale formulieren.
• Automatische workflows en reminders.
• Eén bron van waarheid voor alle data en documenten.

Hoe kies ik de juiste QHSE/GRC-software?

• Een demo aanvragen op basis van je eisen en wensen.
• Modules die schaalbaar zijn met de organisatie.
• Integraties met bestaande IT-systemen (ERP, HRM).

Hoe kan ik papieren processen succesvol vervangen?

• Digitaal logboek voor ploegendiensten en meldingen.
• Standaard templates voor rapportages en checklists.
• Eenvoudige toegang via mobiele apparaten.

Hoe borg ik dat data betrouwbaar en veilig wordt opgeslagen?

• Ingebouwde beveiliging en encryptie in de suite.
• Rollen- en rechtenbeheer voor gebruikers.
• Cloudopslag conform ISO 27001 en AVG.

Hoe kan ik dashboards inzetten voor bestuurders?

• Visuele weergave van compliance, risico’s en KPI’s in één scherm.
• Mogelijkheid om in te zoomen van overzicht naar detail.
• Automatische rapportage die periodiek gedeeld wordt.

Terminologie

Voor een uitleg van veelgebruikte begrippen binnen kwaliteitsmanagement, QHSE en compliance kun je de onderstaande link volgen.