Control sobre Gobernanza, Gestión de Riesgos y Cumplimiento
Gestionado de forma centralizada y demostrable
Introducción
Nos gustaría analizar aquí las responsabilidades habituales de un coordinador de GRC para, a continuación, indicar cómo EXB Software puede prestar apoyo. En las organizaciones, su papel como coordinador de GRC cobra cada vez más importancia. El coordinador de GRC trabaja en un entorno con procesos complejos, distintos marcos normativos, legislación y regulación estrictas, y consultas constantes por parte de la dirección, los auditores y los organismos supervisores.
Sin estructura, la función puede convertirse rápidamente en recopilar documentos, mantener listas de Excel y reaccionar a los problemas a posteriori. Cuando lo que usted quiere precisamente es anticiparse. EXB Software ofrece la estructura para organizarse de forma preventiva.
A continuación, analizamos aspectos del papel del coordinador de GRC, y cómo una plataforma integrada puede ayudar a pasar de una gestión de riesgos reactiva a una demostrable y proactiva.
Su papel en pocas palabras
Un coordinador de GRC (Governance, Risk & Compliance) es responsable de:
- Diseñar, gestionar y mejorar los procesos de gobernanza.
- Identificar, evaluar y monitorizar los riesgos.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas internas, las normas ISO, la legislación de privacidad y otras obligaciones.
- Organizar de forma centralizada las medidas de control (controls), las auditorías, las acciones y los informes.
- Apoyar a la dirección y la gerencia con información de gestión fiable.
Detrás de ello se esconde un amplio conjunto de tareas que afecta a toda la organización.
1. Gobernanza – Estructura, dirección y rendición de cuentas
Problema
Muchas organizaciones siguen trabajando con documentos sueltos, distintas versiones de las políticas y responsabilidades fragmentadas. Como consecuencia, falta visión de conjunto y no siempre queda claro si se cumplen los acuerdos.
Sus responsabilidades como coordinador de GRC
- Estructurar los procesos de gobernanza y los marcos de política.
- Traducir los objetivos estratégicos en políticas, controles y responsabilidades concretas.
- Coordinar los planes anuales, los KPI y los informes de gobernanza.
- Supervisar los roles, las competencias y las responsabilidades.
- Apoyar a la dirección y al comité de dirección con informes fundamentados y actualizados.
Consecuencia sin un buen apoyo
La elaboración de informes consume mucho tiempo y no existe una visión unívoca de las políticas, los controles y las responsabilidades. Esto dificulta dirigir de forma demostrable.
con EXB Software como apoyo
- Gestiona de forma centralizada las políticas, los procesos y las medidas de control (controls).
- Los informes y cuadros de mando están disponibles de inmediato.
- La información de gobernanza es uniforme, actualizada y está garantizada de forma demostrable.
- Genera tranquilidad: un único lugar para todo lo relacionado con la gobernanza.
2. Gestión de riesgos – Identificar, evaluar y controlar
Problema
Los registros de riesgos suelen estar dispersos en listas de Excel o se actualizan de forma improvisada. Como consecuencia, falta un análisis de riesgos completo y actualizado a nivel de organización.
Sus responsabilidades
- Identificar y evaluar los riesgos estratégicos, operativos, financieros y de cumplimiento.
- Diseñar y supervisar las evaluaciones de riesgos (risk assessments).
- Alinear los riesgos con los propietarios de los procesos y la gerencia.
- Monitorizar las medidas, las pruebas de control y los riesgos residuales.
- Informar periódicamente sobre la evolución de las tendencias y el estado del control.
Consecuencia sin un buen apoyo
Los riesgos se detectan tarde o difieren según el departamento. Las tendencias son difíciles de reconocer y las medidas no se hacen un seguimiento de forma coherente.
con EXB Software como apoyo
- Los riesgos, las medidas y los controles se centralizan en una única plataforma.
- Dispone de una visión en tiempo real del estado, el impacto, las prioridades y los responsables.
- El seguimiento y la supervisión de las medidas se realizan de forma automática.
- La gestión de riesgos se convierte en un proceso continuo en lugar de un ejercicio periódico.
3. Cumplimiento – Cumplimiento demostrable de los requisitos internos y externos
Problema
El cumplimiento es complejo: normas ISO, legislación de privacidad, directrices técnicas, políticas internas y requisitos de clientes. Muchas organizaciones intentan gestionar estos requisitos mediante documentos sueltos y controles manuales, lo cual resulta inviable.
Sus responsabilidades
- Gestionar la legislación y la regulación, los marcos normativos y las políticas internas.
- Elaborar programas de cumplimiento y controles.
- Coordinar las auditorías internas, las auditorías externas y la certificación.
- Monitorizar el cumplimiento y registrar las desviaciones.
- Informar a la dirección, los auditores y los organismos supervisores.
Consecuencia sin un buen apoyo
Demostrar que se es conforme consume un tiempo innecesario. La información debe recopilarse manualmente a partir de distintas fuentes, lo cual es propenso a errores.
con EXB Software como apoyo
- Las normas, las obligaciones y los controles están totalmente integrados.
- El estado de cumplimiento es visible de inmediato: por norma, por proceso, por departamento.
- Las auditorías, los hallazgos y las medidas se hacen un seguimiento estructurado.
- Puede demostrar de una sola vez: «Somos conformes de forma demostrable.»
4. Comunicación, cultura y colaboración
Problema
El GRC afecta a varios departamentos. Si la información está fragmentada o las responsabilidades no están claras, el GRC sigue siendo cosa del departamento de staff, cuando el proceso debería vivirse en toda la organización.
Sus responsabilidades
- Actuar como punto de contacto central para las cuestiones de GRC.
- Explicar las políticas, los controles, los procesos de riesgo y las obligaciones de cumplimiento.
- Fomentar la concienciación y la colaboración entre equipos.
- Compartir las lecciones aprendidas, las actualizaciones y las obligaciones.
- Organizar formaciones, evaluaciones y reuniones periódicas.
Consecuencia sin un buen apoyo
La comunicación se realiza de forma improvisada, los documentos se fragmentan y las responsabilidades no se hacen un seguimiento de forma estándar.
con EXB Software como apoyo
- Toda la información de GRC se encuentra en un único lugar reconocible.
- Los equipos conocen exactamente sus responsabilidades.
- Colaborar con visibilidad sobre el avance de los demás.
- Informar y registrar desde cualquier ubicación.
- Ve quién ha revisado la información.
- Hace un seguimiento automático de las tareas, las formaciones y las obligaciones.
- Genera transparencia, implicación y una conciencia compartida sobre los riesgos y el cumplimiento.
De una gestión de GRC reactiva a una proactiva
Las responsabilidades del coordinador de GRC son amplias y afectan a toda la organización. Si los procesos no están organizados de forma centralizada, recopilar información y supervisar tareas recurrentes consume mucho tiempo.
Con una plataforma de GRC integrada como EXB Software puede:
- Gestionar la gobernanza, los riesgos y el cumplimiento de forma totalmente centralizada.
- Automatizar y estandarizar los procesos y los controles.
- Ser conforme de forma demostrable con los requisitos internos y externos.
- Detectar y priorizar los riesgos de forma proactiva.
- Ofrecer información de gestión fiable a la dirección y al comité de dirección.
- Generar más tranquilidad, visión de conjunto y control en el trabajo diario.
Cómo le ayuda EXB Software
EXB Software no es un proveedor de «otro sistema más», sino un socio en la mejora organizativa. Le ayudamos a identificar:
- Sus procesos y responsabilidades actuales de GRC.
- Los cuellos de botella, los riesgos y las ineficiencias.
- La mejor manera de integrar la gobernanza, los riesgos y el cumplimiento.
- Cómo crecer paso a paso hacia un panorama de GRC demostrable y proactivo.
¿Desea reforzar la función de GRC y ganar más control de forma estructural?
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