Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente
Todo en orden y de forma demostrable
Introducción
Nos gustaría analizar aquí las responsabilidades habituales de un gerente de QHSE para, a continuación, indicar cómo EXB Software puede prestar apoyo. En las organizaciones, recae mucha presión sobre los hombros del gerente de QHSE. Usted es responsable de la calidad, la seguridad, la salud y el medio ambiente, y además debe poder demostrar que la organización cumple la legislación y la regulación, las normas y los acuerdos internos.
Al mismo tiempo, se enfrenta a incidentes, auditorías, listas de Excel, correos, informes y consultas improvisadas de la dirección y los organismos supervisores. Sin una buena estructura, su papel se convierte rápidamente en apagar fuegos de forma continua. EXB Software ofrece precisamente esa estructura de apoyo.
A continuación, analizamos aspectos del papel del gerente de QHSE, y cómo EXB Software puede ayudarle a pasar de una gestión de riesgos reactiva a una proactiva.
1. Gestión de la calidad (Quality)
Los procesos de calidad suelen estar registrados de formas diversas: los procedimientos en hojas de cálculo, los registros en Excel, las quejas por correo electrónico, las auditorías en informes sueltos. Como consecuencia, resulta difícil obtener una imagen completa del desempeño real.
Sus responsabilidades
- Desarrollar, implementar y mantener sistemas para garantizar la calidad.
- Ejecutar y acompañar auditorías internas y externas.
- Analizar las desviaciones, las quejas y los problemas de calidad.
- Iniciar y supervisar las medidas correctivas y preventivas (CAPA).
- Informar sobre los indicadores de calidad, las tendencias y las propuestas de mejora.
Consecuencia sin un buen apoyo
Gran parte de su tiempo se dedica a buscar, consolidar y verificar información. La preparación de las auditorías lleva semanas y resulta difícil entregar con rapidez información de gestión fiable.
Con una plataforma QHSE integrada registra las auditorías, las desviaciones, las medidas de mejora y los KPI de forma centralizada. Dispone en todo momento de un control y una visión completos sobre el estado, las tendencias y la evolución.
con EXB Software como apoyo
- Una única fuente fiable para la información de calidad.
- Controles y auditorías planificados.
- Informes y cuadros de mando inmediatos para la gerencia y los auditores.
- Un seguimiento, una garantía y una aplicación de las medidas de mejora claros y continuos.
- Siempre cumpliendo de forma demostrable la legislación y la regulación.
2. Salud y Seguridad (Health & Safety)
Problema
La política de seguridad suele estar bien plasmada sobre el papel, pero la práctica está fragmentada. El registro de incidentes, accidentes y cuasiaccidentes se realiza mediante correo, formularios o notificaciones verbales.
Sus responsabilidades
- Elaborar y hacer cumplir la política y los procedimientos de seguridad.
- Realizar inventarios y evaluaciones de riesgos (RI&E) y traducirlos a medidas concretas.
- Organizar formaciones de seguridad, toolboxes digitales e instrucciones.
- Investigar los incidentes y accidentes, incluyendo el análisis, el informe y el seguimiento.
- Monitorizar las cifras de incidentes, las tendencias y la eficacia de las medidas.
Consecuencia sin un buen apoyo
Se pierden señales importantes o llegan demasiado tarde. Trabaja mucho de forma reactiva: tras un incidente, un hallazgo de auditoría o una consulta de la inspección.
con EXB Software como apoyo
- Los empleados pueden notificar incidentes y (cuasi)accidentes de forma sencilla a través de la aplicación QHSE.
- Supervisa todo el flujo de trabajo: desde la notificación hasta el análisis y las medidas.
- Los empleados que notifican algo son informados sobre el seguimiento.
- Los resúmenes y las tendencias le dan control sobre los riesgos y el desempeño en materia de seguridad.
- Mejora continua (ciclo Plan-Do-Check-Act)
- Puede demostrar que tiene el control ante la dirección y los organismos supervisores.
3. Gestión medioambiental (Environment)
Problema
Los datos medioambientales suelen estar repartidos entre departamentos: servicios generales, producción, compras, RR. HH. Como consecuencia, los informes para la administración y los organismos de certificación consumen mucho tiempo.
Sus responsabilidades
- Garantizar el cumplimiento de la legislación y las normas medioambientales (como la ISO 14001).
- Gestionar los flujos de residuos, el consumo de energía, las emisiones y otros indicadores medioambientales.
- Elaborar y mantener la política, los objetivos y los programas medioambientales.
- Coordinar las iniciativas de sostenibilidad y ESG.
- Informar a las administraciones, los clientes y otras partes interesadas.
Consecuencia sin un buen apoyo
Los datos deben recopilarse, verificarse y transcribirse manualmente. Esto aumenta la probabilidad de errores y dificulta dirigir de forma estructural el desempeño medioambiental.
con EXB Software como apoyo
- Identificar los análisis de riesgo e impacto y los aspectos medioambientales.
- Gestión de incidentes, desviaciones y no conformidades.
- Planificar y ejecutar auditorías, inspecciones y controles.
- Los datos medioambientales y de sostenibilidad se registran y gestionan de forma centralizada.
- Vincula los datos a la política, los objetivos, los KPI y las acciones.
- Los informes para las entidades otorgantes de licencias, los auditores y los clientes están disponibles rápidamente.
- Obtiene visibilidad sobre las tendencias e información de gestión para una mayor sostenibilidad.
4. Política, Estrategia y Gestión de Riesgos
Problema
El QHSE forma parte cada vez más de la gestión integral de riesgos y del GRC (Governance, Risk & Compliance). Sin embargo, muchas organizaciones siguen atrapadas en listas, documentos y silos sueltos.
Sus responsabilidades
- Asesorar a la dirección y al comité de dirección sobre la estrategia de QHSE y el control de riesgos.
- Elaborar planes anuales, KPI y programas para el QHSE.
- Traducir la legislación y la regulación, las normas y los requisitos de los clientes a una política concreta.
- Supervisar el avance, los resultados y la eficacia de las medidas.
- Fomentar una cultura en la que la seguridad, la calidad y la sostenibilidad sean algo evidente.
Consecuencia sin un buen apoyo
Dedica mucho tiempo a reunir información de distintos sistemas. Resulta difícil demostrar de forma integral: «Estos son nuestros principales riesgos y así los dirigimos».
con EXB Software como apoyo
- Reúne los riesgos, las medidas, los incidentes, las auditorías y las acciones en una única plataforma.
- Puede demostrar de inmediato cómo se han garantizado los riesgos y qué medidas están en curso, quién las ejecuta y quién es responsable.
- Los resúmenes y cuadros de mando apoyan la toma de decisiones a nivel de dirección.
- El QHSE forma parte demostrable del panorama más amplio de GRC.
5. Comunicación, Concienciación y Formación
Problema
El QHSE depende del comportamiento en el lugar de trabajo. Si la información está fragmentada y los empleados no saben a quién dirigirse, el QHSE sigue siendo «cosa del departamento de staff».
Sus responsabilidades
- Actuar como punto de contacto central para las cuestiones de QHSE.
- Informar y formar a los empleados, los responsables y los contratistas.
- Fomentar la concienciación, la cultura de notificación y la implicación.
- Compartir las lecciones de los incidentes, las mejores prácticas y las actualizaciones de las políticas o los procedimientos.
- Garantizar el conocimiento mediante instrucciones, e-learnings y repetición periódica.
Consecuencia sin un buen apoyo
La comunicación se realiza de forma improvisada mediante correo electrónico, reuniones y documentos sueltos. Tiene poca visibilidad sobre quién ha leído, seguido o completado qué.
con EXB Software como apoyo
- Publica de forma centralizada los procedimientos, las instrucciones y los documentos y los pone a disposición en el móvil.
- Los empleados tienen un único lugar fijo para la información y las notificaciones.
- Estructura las formaciones, las certificaciones y las competencias, entre otros, también con toolboxes digitales.
- Las competencias son visibles por empleado.
- La aplicación gestiona todo en un único lugar: procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos, toolboxes y auditorías. Notifique desviaciones con facilidad y siga directamente el estado de sus notificaciones.
- Aumenta la implicación y la transparencia, con menos canales de comunicación sueltos.
De apagar fuegos a una política de QHSE proactiva
Las responsabilidades del gerente de QHSE afectan a toda la organización. Sin una buena estructura y apoyo, resulta casi inevitable trabajar sobre todo de forma reactiva: reaccionar a incidentes, hallazgos de auditorías y consultas a posteriori.
Con una plataforma QHSE y GRC integrada como EXB Software puede:
- Reunir la información en un único entorno en lugar de en archivos y carpetas de Excel sueltos.
- Estandarizar y automatizar los procesos, desde la notificación hasta la medida.
- Ser conforme de forma demostrable con la legislación y la regulación y con las normas ISO y NEN.
- Dirigir de forma proactiva sobre los riesgos y el desempeño, en lugar de reparar a posteriori.
- Generar más tranquilidad y visión de conjunto, para usted y para toda la organización.
Cómo puede ayudarle EXB Software
EXB Software no es un proveedor de «otro sistema más», sino un socio en la mejora organizativa. Analizamos juntos:
- Los procesos de QHSE, las responsabilidades y las fuentes de información actuales.
- Dónde se encuentran los riesgos, las duplicidades y las ineficiencias.
- Cómo podemos establecer una estructura integrada que se ajuste a su organización.
- Ofrecer una nueva estructura que lleve en sí misma un ciclo de mejora continua.
- Cómo crecer paso a paso hacia una gestión de riesgos demostrable y proactiva.
¿Desea desplazar su papel como gerente de QHSE de apagar fuegos a dirigir de forma específica?
¿Quiere marcar realmente la diferencia y llevar el QHSE a un nivel superior?
Póngase en contacto para una conversación o una demostración. Estaremos encantados de mostrarle cómo con EXB Software obtiene más control, tranquilidad y visión de conjunto sobre sus responsabilidades de QHSE.