Quiere tener la certeza de que todos trabajan con los documentos correctos
Sistema de gestión documental (DMS)
Dentro de los procesos de QHSE, GRC y cumplimiento, gran parte gira en torno a la documentación: procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos de política, formularios e informes. Seguramente reconoce que los documentos están dispersos en unidades de red, archivos adjuntos de correo y copias locales. Por ello surge la duda: cuál es la última versión, quién la ha aprobado y quién sigue trabajando con información obsoleta.
Esto genera riesgos y cuesta un tiempo innecesario.
Almacenar no es lo mismo que gestionar
Almacenar documentos en algún sitio es sencillo. Gestionar documentos es otra cosa. Quiere control de versiones, procesos de aprobación, responsabilidades claras y la certeza de que los documentos solo están disponibles para las personas adecuadas. Sin estructura tiene que seguir controlando y corrigiendo.
Con EXB Software registra los documentos por tipo, como instrucciones, contratos, diagramas de proceso, descripciones de puestos y registros.
Así surge también automáticamente un expediente bien documentado con toda la información relacionada.
Así le apoya EXB Software en la gestión documental
Con EXB Software configura la gestión documental como parte integral de su sistema de gestión. Los documentos no se gestionan de forma aislada, sino que están vinculados a los procesos, la organización, los riesgos, las auditorías y los requisitos de cumplimiento.
Puede, entre otras cosas:
- registrar documentos de forma centralizada con una propiedad clara;
- trabajar con control de versiones y pistas de auditoría completas;
- configurar flujos de aprobación antes de la publicación;
- poner automáticamente a disposición los documentos adecuados a las funciones o departamentos adecuados;
- registrar quién ha leído o confirmado los documentos.
Siempre la versión correcta, en el lugar correcto
En cuanto un documento se modifica y se aprueba, la nueva versión está disponible de inmediato. Las versiones antiguas siguen siendo rastreables, pero ya no son vinculantes. Así, los trabajadores trabajan siempre con las últimas instrucciones y procedimientos vigentes, también a través de la aplicación móvil.
Puede comunicar los cambios de forma activa, de modo que los trabajadores implicados sepan qué ha cambiado y qué significa esto para su trabajo.
Menos gestión, más certeza
Dado que la gestión documental está integrada con los flujos de trabajo y las tareas, tiene que supervisar menos de forma manual. La lectura obligatoria, las revalidaciones o las revisiones periódicas se apoyan automáticamente. Esto hace que el sistema sea mantenible, también a largo plazo.
¿Qué gana con esto?
Dispone de una única fuente central y fiable para toda la documentación de QHSE y GRC. Las responsabilidades son claras, los cambios están controlados y los trabajadores trabajan de forma demostrable con la información correcta. Esto reduce los riesgos, simplifica las auditorías y le aporta tranquilidad y la confianza de que la documentación no solo existe, sino que además se cumple realmente.