De una comunicación fragmentada a una colaboración garantizada
Comunicación y colaboración
En toda organización se intercambia información constantemente. Entre compañeros, entre departamentos y entre distintos niveles de la organización. Piense en las notificaciones de incidentes, el seguimiento de acciones, los cambios en los procedimientos o el intercambio de información de seguridad.
Sin embargo, en la práctica esta comunicación suele producirse de forma fragmentada. La información se comparte por correo electrónico, documentos sueltos, conversaciones o notas. Esto genera el riesgo de que la información importante no llegue a todos, de que las acciones queden pendientes o de que después ya no quede claro qué se acordó exactamente.
EXB Software apoya a las organizaciones con una plataforma en la que la comunicación, el registro y el seguimiento convergen. La información se comparte, se registra y se sigue de forma estructurada, de modo que todos disponen del mismo conocimiento actualizado.
El desafío: numerosos puntos de traspaso en el trabajo
Los procesos de trabajo tienen muchos momentos en los que se transfiere información. Por ejemplo:
- entre compañeros
- entre distintos departamentos
- entre el personal operativo y la dirección
- entre turnos de trabajo
- entre distintas ubicaciones
Cuando estos traspasos no están bien organizados, suelen surgir problemas como:
- información importante que no llega a todos
- falta de claridad sobre las responsabilidades
- acciones a las que no se da seguimiento
- conocimiento que se pierde cuando los empleados están ausentes
- discusiones posteriores sobre los acuerdos alcanzados
Para el responsable QHSE y el responsable de calidad, salud y medio ambiente, esto significa que a menudo pierden mucho tiempo recopilando información y supervisando el seguimiento.
Comunicación estructurada mediante flujos de proceso
EXB Software respalda la comunicación mediante flujos de proceso predefinidos. De este modo, el intercambio de información sigue una secuencia lógica y establecida de antemano.
Cuando, por ejemplo, se registra una notificación, una observación o un cambio, el sistema garantiza que:
- se informe a las personas adecuadas
- se involucre a los departamentos adecuados
- se evalúen los riesgos y las medidas
- se asignen las acciones
- se supervise el seguimiento
Al estar estos pasos definidos en el sistema, surge un proceso en el que la comunicación se dirige automáticamente a las personas y los departamentos correctos.
Esto evita que la información quede sin atender o que se omitan pasos importantes.
Registrado, localizable y disponible para informes
Toda la comunicación y el seguimiento quedan registrados en EXB Software. De este modo se obtiene una visión completa de:
- notificaciones y observaciones
- acciones y medidas
- toma de decisiones y seguimiento
- avance de los procesos
Así, la información ya no queda dispersa en correos electrónicos o notas personales, sino que está disponible de forma centralizada. Esto facilita encontrar la información y utilizarla para informes, auditorías y análisis.
Para las organizaciones, esto se traduce en mayor transparencia y una mejor justificación ante la dirección, los auditores y las autoridades supervisoras.
La certeza de que las acciones reciben seguimiento
La comunicación solo es eficaz cuando las acciones se ejecutan realmente. Por eso, EXB Software supervisa el avance de las tareas y las medidas.
El sistema alerta cuando los procesos corren el riesgo de estancarse, por ejemplo cuando:
- una acción no se ejecuta a tiempo
- no se recibe una respuesta
- una tarea queda pendiente por la ausencia de un empleado
De este modo se hace visible dónde se atasca un proceso y se puede intervenir a tiempo.
Comunicación independiente del tiempo y del lugar
Muchas organizaciones trabajan con varias ubicaciones, turnos o empleados móviles. Por ello, no siempre es posible transmitir la información verbalmente.
Con EXB Software y la aplicación móvil correspondiente, los empleados pueden registrar, consultar y dar seguimiento a la información desde el ordenador, la tableta o el smartphone. Incluyendo, si es necesario, fotos o vídeos que visualizan de qué se trata.
Esto hace que la comunicación sea independiente del lugar y del momento. Los compañeros no necesitan estar en la misma ubicación ni reunirse físicamente para compartir información o dar seguimiento a las acciones.
Para qué organizaciones es esto importante
Un entorno de comunicación estructurado es especialmente importante para organizaciones:
- con varios departamentos o ubicaciones
- con turnos de trabajo o equipos cambiantes
- con procesos o instalaciones complejos
- donde la seguridad, la calidad y el cumplimiento normativo son fundamentales
- donde se da seguimiento a numerosas acciones, notificaciones y medidas de mejora
Precisamente en estas organizaciones, un sistema central ayuda a organizar el intercambio de información de manera clara y fiable.
El resultado: mejor colaboración y más control
Al combinar la comunicación, los flujos de proceso y el seguimiento en una sola plataforma, EXB Software ayuda a las organizaciones a mejorar la colaboración y la transferencia de información.
Esto se traduce en:
- mejor comunicación entre empleados y departamentos
- registro claro de acuerdos y acciones
- menor pérdida de información y conocimiento
- mejor visibilidad del avance y las responsabilidades
- comunicación demostrable ante auditorías y organismos de supervisión
Para los responsables QHSE y los responsables de calidad, esto significa sobre todo más visión general, mejor colaboración y menos tiempo dedicado a recopilar información.
Parte de la plataforma QHSE de EXB
Las funciones de comunicación de EXB Software están totalmente integradas con otros componentes de la plataforma, como:
- gestión de incidentes
- gestión de riesgos
- auditorías e inspecciones
- medidas de mejora
- gestión documental y procedimientos
Así surge un único sistema coherente en el que la información, la comunicación y el seguimiento se refuerzan mutuamente.