Procesos, flujos de trabajo y procedimientos
Business Process Management (BPM)
Quiere tener el control sobre cómo se desarrolla realmente el trabajo
En su organización quiere tener la certeza de que las tareas se ejecutan de forma coherente y conforme a lo acordado. Con independencia de quién las realice o de la carga de trabajo, sino de una forma fija que sea predecible, controlable y demostrable. En la práctica, sin embargo, comprueba a menudo que los procesos se interpretan de forma distinta, que los procedimientos coexisten en paralelo y que resulta difícil ver dónde se atasca un proceso.
Eso consume tiempo, genera discusiones y aumenta el riesgo de errores y de incumplimiento normativo.
Los documentos por sí solos no bastan
Tiene registrados procedimientos e instrucciones de trabajo, pero comprueba que esto no ofrece suficiente respaldo. La secuencia de las tareas no es explícita, las responsabilidades no siempre son claras y el seguimiento exige mucho trabajo manual. Debe seguir comprobando si las acciones se ejecutan y si todos siguen trabajando según el método correcto.
Así le ayuda EXB Software a avanzar
Con EXB Software registra procesos, flujos de trabajo y procedimientos con BPM de una forma que le respalda en el trabajo diario. Define paso a paso cómo deben desarrollarse las tareas, quién es responsable de qué y cuándo se requiere la siguiente acción.
Para ello trabaja de la siguiente manera:
- representa los procesos y subprocesos de forma clara;
- determina para cada paso del proceso quién lo ejecuta, lo evalúa o lo aprueba;
- vincula los procedimientos y las instrucciones de trabajo directamente a los pasos correspondientes;
- configura flujos de trabajo que guían automáticamente el avance;
- supervisa el proceso y lo optimiza cuando es necesario.
Usted ya no tiene que vigilar, el sistema lo hace
En cuanto un flujo de trabajo está activo, las tareas se asignan automáticamente a las personas adecuadas en función de la función o el rol. Ve de inmediato cuál es el estado, dónde se produce una demora y qué pasos siguen pendientes. Cuando una tarea se completa, se inicia automáticamente el siguiente paso o se somete a aprobación a través de los responsables adecuados.
Gracias a ello, tiene que ir menos detrás de las personas y dispone de una visión continua del avance.
Todo encaja entre sí
Las definiciones de proceso y los flujos de trabajo están vinculados directamente a su estructura organizativa, la gestión documental, las auditorías, los incidentes y las acciones de mejora. Si modifica un proceso o procedimiento, ve de inmediato dónde tiene consecuencias y quién está implicado. Así, su sistema se mantiene actualizado, mantenible y adaptado a la práctica.
¿Qué gana con esto?
Trabaja con procesos claros que además se cumplen realmente. Las responsabilidades son claras, las tareas se desarrollan según acuerdos fijos y el seguimiento queda garantizado. Eso le aporta tranquilidad, visión de conjunto y un control demostrable de los procesos y procedimientos dentro de su organización.