Quiere control sobre sus auditorías, no solo en torno a la fecha de auditoría
El reto
Las auditorías internas son esenciales para comprobar si los procesos, las medidas y los acuerdos se cumplen realmente. Sin embargo, en la práctica observa que las auditorías suelen ser momentos punta: mucha preparación, listas de comprobación sueltas, planificación manual y, al finalizar, una lista de hallazgos cuyo seguimiento cuesta tiempo y a veces desaparece de la vista.
Si es responsable de QHSE, GRC o cumplimiento, quiere emplear las auditorías de forma estructural como instrumento de dirección, no como una obligación impuesta.
Planificar y ejecutar auditorías exige estructura
Sin apoyo, la planificación de las auditorías conlleva mucho trabajo manual. ¿Quién audita qué, cuándo y según qué norma? Tradicionalmente, durante la auditoría se recopila información en papel o en archivos sueltos, tras lo cual el procesamiento y la elaboración de informes se realizan a posteriori. El seguimiento de los hallazgos y las acciones de mejora requiere después de nuevo atención y disciplina.
Así le apoya EXB Software en las auditorías internas
Con EXB Software configura las auditorías internas como un proceso continuo y controlable. El software apoya el ciclo completo de auditoría: desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento.
Planificación automática de las auditorías
Configura programas de auditoría en función de normas, procesos, ubicaciones o riesgos. Las auditorías se pueden planificar automáticamente con frecuencias fijas, plazos y responsables. Así tiene la certeza de que las auditorías se realizan a tiempo y de que no se olvida nada.
Ejecución de auditorías con la aplicación móvil
Ejecuta las auditorías de forma sencilla mediante la aplicación móvil. Las listas de comprobación y los cuestionarios están disponibles de antemano y ajustados a la auditoría. Durante la auditoría registra los hallazgos directamente, incluyendo fotos, observaciones y ubicación. La aplicación sigue funcionando incluso sin conexión a internet; la sincronización se realiza automáticamente.
Registro y visibilidad inmediatos
Los datos de auditoría registrados están disponibles de inmediato en el sistema. Ya no tiene que transcribir ni procesar información. Esto reduce el tiempo de tramitación y aumenta la calidad y la coherencia de los resultados de auditoría.
Seguimiento y gestión de la mejora garantizados
Los hallazgos de auditoría dan lugar automáticamente a acciones y medidas de mejora. Se asignan responsabilidades, se supervisan los plazos y el avance es continuamente visible. Mediante flujos de trabajo y tareas se garantiza el seguimiento, incluidas las escalaciones cuando las acciones corren el riesgo de quedar pendientes.
Las acciones de mejora derivadas de las auditorías están vinculadas a los procesos, los riesgos y los requisitos de cumplimiento, lo que le permite implementar mejoras estructurales y evitar la repetición.
¿Qué gana con esto?
Dispone de una visión continua de las auditorías planificadas, en curso y finalizadas. La ejecución y el seguimiento están garantizados en un único sistema. Las auditorías se convierten así en un instrumento eficaz de control y mejora, en lugar de en una carga administrativa. Esto le aporta tranquilidad, visión de conjunto y una certeza demostrable de cara a los auditores, las autoridades supervisoras y la dirección.