Sie wollen sicher sein, dass alle mit den richtigen Dokumenten arbeiten
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Innerhalb von QHSE-, GRC- und Compliance-Prozessen dreht sich vieles um Dokumentation: Verfahren, Arbeitsanweisungen, Richtliniendokumente, Formulare und Berichte. Sie kennen sicher die Situation, dass Dokumente über Netzlaufwerke, E-Mail-Anhänge und lokale Kopien verstreut sind. Dadurch entstehen Zweifel: Was ist die letzte Version, wer hat dies genehmigt und wer arbeitet noch mit veralteten Informationen?
Das birgt Risiken und kostet unnötig viel Zeit.
Speichern ist nicht dasselbe wie Verwalten
Dokumente irgendwo zu speichern ist einfach. Dokumente zu verwalten ist etwas anderes. Sie wollen Versionsverwaltung, Genehmigungsprozesse, klare Verantwortlichkeiten und die Sicherheit, dass Dokumente nur für die richtigen Personen verfügbar sind. Ohne Struktur müssen Sie fortlaufend kontrollieren und korrigieren.
Mit EXB Software erfassen Sie Dokumente pro Typ, wie Anweisungen, Verträge, Prozessschemata, Funktionsbeschreibungen und Erfassungen.
So entsteht auch automatisch eine gut dokumentierte Akte mit allen zugehörigen Informationen.
So unterstützt EXB Software Sie beim Dokumentenmanagement
Mit EXB Software richten Sie das Dokumentenmanagement als integralen Bestandteil Ihres Managementsystems ein. Dokumente werden nicht isoliert verwaltet, sondern sind mit Prozessen, Organisation, Risiken, Audits und Compliance-Anforderungen verknüpft.
Sie können unter anderem:
- Dokumente zentral mit klarer Eigentümerschaft erfassen;
- mit Versionsverwaltung und vollständigen Audit-Trails arbeiten;
- Genehmigungsworkflows vor der Veröffentlichung einrichten;
- automatisch die richtigen Dokumente den richtigen Funktionen oder Abteilungen bereitstellen;
- festhalten, wer Dokumente gelesen oder bestätigt hat.
Immer die richtige Version, am richtigen Ort
Sobald ein Dokument angepasst und genehmigt wird, ist die neue Version direkt verfügbar. Alte Versionen bleiben nachvollziehbar, sind aber nicht mehr maßgeblich. Mitarbeitende arbeiten dadurch immer mit den aktuellsten gültigen Anweisungen und Verfahren, auch über die mobile App.
Änderungen können Sie aktiv kommunizieren, sodass die betroffenen Mitarbeitenden wissen, was sich geändert hat und was dies für ihre Arbeit bedeutet.
Weniger Verwaltung, mehr Sicherheit
Da das Dokumentenmanagement mit Workflows und Aufgaben integriert ist, müssen Sie weniger manuell überwachen. Pflichtlektüre, Nachprüfungen oder periodische Reviews werden automatisch unterstützt. Das macht das System wartbar, auch langfristig.
Was bringt Ihnen das?
Sie haben eine zentrale und zuverlässige Quelle für alle QHSE- und GRC-Dokumentation. Verantwortlichkeiten sind klar, Änderungen sind beherrscht und Mitarbeitende arbeiten nachweisbar mit den richtigen Informationen. Das verringert Risiken, vereinfacht Audits und gibt Ihnen Ruhe und Vertrauen, dass Dokumentation nicht nur existiert, sondern auch tatsächlich eingehalten wird.