Sie wollen Kontrolle über Ihre Audits, nicht nur rund um den Audittermin
Die Herausforderung
Interne Audits sind unerlässlich, um zu prüfen, ob Prozesse, Maßnahmen und Vereinbarungen tatsächlich eingehalten werden. In der Praxis stellen Sie jedoch fest, dass Audits oft Spitzenmomente sind: viel Vorbereitung, einzelne Checklisten, manuelle Planung und im Anschluss eine Liste von Feststellungen, deren Nachverfolgung Zeit kostet und manchmal aus dem Blick gerät.
Wenn Sie für QHSE, GRC oder Compliance verantwortlich sind, wollen Sie Audits strukturell als Steuerungsmittel einsetzen, nicht als auferlegte Verpflichtung.
Audits zu planen und durchzuführen erfordert Struktur
Ohne Unterstützung kostet die Planung von Audits viel manuelle Arbeit. Wer auditiert was, wann und nach welcher Norm? Traditionell werden während des Audits Informationen auf Papier oder in einzelnen Dateien gesammelt, woraufhin Verarbeitung und Berichterstattung im Nachhinein folgen. Die Nachverfolgung von Feststellungen und Verbesserungsmaßnahmen erfordert anschließend erneut Aufmerksamkeit und Disziplin.
So unterstützt EXB Software Sie bei internen Audits
Mit EXB Software richten Sie interne Audits als fortlaufenden, beherrschbaren Prozess ein. Die Software unterstützt den gesamten Auditzyklus: von der Planung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung.
Automatisches Einplanen von Audits
Sie stellen Auditprogramme auf Basis von Normen, Prozessen, Standorten oder Risiken ein. Audits können automatisch mit festen Frequenzen, Fristen und Verantwortlichen eingeplant werden. So stellen Sie sicher, dass Audits rechtzeitig stattfinden und nichts vergessen wird.
Durchführen von Audits mit der mobilen App
Audits führen Sie einfach über die mobile App durch. Checklisten und Fragebögen sind vorab verfügbar und auf das Audit abgestimmt. Während des Audits erfassen Sie Feststellungen direkt, einschließlich Fotos, Anmerkungen und Standort. Auch ohne Internet funktioniert die App weiter; die Synchronisierung erfolgt automatisch.
Direkte Erfassung und Einblick
Die erfassten Auditdaten sind direkt im System verfügbar. Sie müssen keine Informationen mehr abtippen oder verarbeiten. Dies verkürzt die Durchlaufzeit und erhöht die Qualität und Konsistenz der Auditergebnisse.
Nachverfolgung und Verbesserungsmanagement gesichert
Auditfeststellungen führen automatisch zu Maßnahmen und Verbesserungsmaßnahmen. Verantwortlichkeiten werden zugewiesen, Fristen überwacht und der Fortschritt ist kontinuierlich einsehbar. Über Workflows und Aufgaben wird die Nachverfolgung gesichert, einschließlich Eskalationen, wenn Maßnahmen liegen zu bleiben drohen.
Verbesserungsmaßnahmen aus Audits sind mit Prozessen, Risiken und Compliance-Anforderungen verknüpft, wodurch Sie strukturelle Verbesserungen umsetzen und Wiederholungen verhindern können.
Was bringt Ihnen das?
Sie haben kontinuierlich einen Überblick über geplante, laufende und abgeschlossene Audits. Durchführung und Nachverfolgung sind in einem System gesichert. Audits werden damit zu einem effektiven Instrument für Kontrolle und Verbesserung, statt zu einer Verwaltungslast. Das gibt Ihnen Ruhe, Überblick und nachweisbare Sicherheit gegenüber Auditoren, Aufsichtsbehörden und Management.