Unternehmensstruktur als Fundament für Kontrolle und Verantwortung
Verknüpfen Sie die Organisationsstruktur mit Vorschriften und Prozessen
Innerhalb von QHSE-, GRC- und Compliance-Prozessen ist Klarheit über die Organisation wesentlich. Wer ist wofür verantwortlich, welche Abteilungen sind beteiligt und welche Verfahren gelten wo? Ohne festgelegte Organisationsstruktur entstehen Unklarheiten, Fragmentierung und Diskussionen über die Eigenverantwortung. Das erschwert die Beherrschung und erhöht das Risiko, dass Maßnahmen nicht nachverfolgt werden.
Von losen Organigrammen zu einem funktionierenden Modell
In vielen Organisationen existiert die Organisationsstruktur zwar auf dem Papier, ist aber nicht mit der täglichen Praxis verbunden. Funktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten sind unzureichend mit Prozessen, Dokumenten und Aufgaben verknüpft. Dadurch wird es schwierig, konsequent Konformität, Zugriffsrechte und die Nachverfolgung von Aktionen zu steuern.
Die Organisation innerhalb von EXB Software erfassen
Mit EXB Software erfassen Sie die vollständige Organisationsstruktur zentral und pflegbar. Von der Konzern- oder Länderstruktur bis hin zu Niederlassungen, Abteilungen, Hierarchien, Funktionen und einzelnen Mitarbeitern. Diese Struktur bildet die Grundlage für nahezu alle anderen Bestandteile innerhalb der Plattform.
Sie nutzen die Organisationsstruktur unter anderem für:
- die Erstellung einer RACI-Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Eigenverantwortung;
- die Festlegung von Rollen und Zugriffsrechten;
- die gezielte Bereitstellung von Informationen, Dokumenten und Verfahren;
- die Verknüpfung von Prozessen, Workflows und Prozessflüssen mit den richtigen Funktionen und Abteilungen.
Die Organisation mit den Prozessen, Verfahren und Aufgaben verknüpfen
Prozesse und Workflows werden direkt mit den relevanten Teilen der Organisation verknüpft. So sieht ein Mitarbeiter nur die Anweisungen und Prozesse, die für die betreffende Rolle zutreffen. Gleichzeitig ist stets ersichtlich, wer für Genehmigung, Ausführung und Nachverfolgung verantwortlich ist.
Aufgaben und Verbesserungsmaßnahmen werden automatisch auf Grundlage von Funktion, Abteilung oder Hierarchie zugewiesen. Ändert sich die Organisationsstruktur, ändert sich die Funktionsweise des Systems mit, ohne dass Sie alles neu einrichten müssen.
Sicherheit und Beherrschung in einem System
Die erfasste Organisationsstruktur bildet auch die Grundlage für die Zugriffssicherheit. Sie legen fest, wer welche Informationen sehen, ändern oder genehmigen darf. Dies unterstützt eine nachweisbare Compliance und verhindert unerwünschten Zugriff auf sensible Informationen.
Ergebnis für Ihre Organisation
Sie verfügen über ein einziges aktuelles und zuverlässiges Organisationsmodell, das nicht nur Einblick gibt, sondern tatsächlich im täglichen Arbeitsalltag genutzt wird. Verantwortlichkeiten sind klar, Prozesse knüpfen an die Praxis an und Informationen gelangen automatisch zu den richtigen Personen. Das sorgt für Ruhe, Konsistenz und nachweisbare Beherrschung innerhalb Ihrer Organisation.