Prozesse, Workflows und Verfahren
Business Process Management (BPM)
Sie möchten die Kontrolle darüber, wie die Arbeit wirklich abläuft
In Ihrer Organisation möchten Sie sicher sein, dass Arbeiten konsequent und vereinbarungsgemäß ausgeführt werden. Unabhängig davon, wer sie ausführt oder wie hoch die Arbeitsbelastung ist, sondern auf eine feste Weise, die vorhersehbar, kontrollierbar und nachweisbar ist. In der Praxis stellen Sie jedoch häufig fest, dass Prozesse unterschiedlich interpretiert werden, dass Verfahren nebeneinander bestehen und dass es schwierig ist zu erkennen, wo ein Prozess stockt.
Das kostet Zeit, führt zu Diskussionen und erhöht das Risiko von Fehlern und Non-Compliance.
Dokumente allein reichen nicht aus
Sie haben Verfahren und Arbeitsanweisungen festgelegt, erleben aber, dass dies unzureichenden Halt bietet. Die Reihenfolge der Arbeiten ist nicht explizit, Verantwortlichkeiten sind nicht immer klar und die Nachverfolgung erfordert viel manuelle Arbeit. Sie müssen fortlaufend kontrollieren, ob Aktionen ausgeführt werden und ob alle noch nach der richtigen Vorgehensweise arbeiten.
So bringt EXB Software Sie voran
Mit EXB Software erfassen Sie Prozesse, Workflows und Verfahren mit BPM auf eine Weise, die Sie in der täglichen Arbeit unterstützt. Sie definieren Schritt für Schritt, wie Arbeiten ablaufen müssen, wer wofür verantwortlich ist und wann eine nächste Aktion erforderlich ist.
Dabei arbeiten Sie wie folgt:
- Sie bringen Prozesse und Teilprozesse übersichtlich zu Papier;
- Sie legen je Prozessschritt fest, wer ihn ausführt, bewertet und/oder genehmigt;
- Sie verknüpfen Verfahren und Arbeitsanweisungen direkt mit den richtigen Schritten;
- Sie richten Workflows ein, die den Fortschritt automatisch begleiten;
- Sie überwachen den Prozess und optimieren ihn, wo nötig.
Sie müssen nicht mehr überwachen, das System übernimmt das
Sobald ein Workflow aktiv ist, werden Aufgaben automatisch den richtigen Personen auf Grundlage von Funktion oder Rolle zugewiesen. Sie sehen unmittelbar, wie der Stand ist, wo Verzögerungen entstehen und welche Schritte noch offen sind. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, wird automatisch der nächste Schritt gestartet oder über die richtigen Verantwortlichen zur Genehmigung vorgelegt.
Dadurch müssen Sie weniger hinter Menschen herlaufen und haben kontinuierlichen Einblick in den Fortschritt.
Alles greift ineinander
Prozessdefinitionen und Workflows sind direkt mit Ihrer Organisationsstruktur, Dokumentenverwaltung, Audits, Vorfällen und Verbesserungsmaßnahmen verknüpft. Ändern Sie einen Prozess oder ein Verfahren, sehen Sie sofort, wo dies Folgen hat und wer davon betroffen ist. So bleibt Ihr System aktuell, pflegbar und auf die Praxis abgestimmt.
Was bringt Ihnen das?
Sie arbeiten mit klaren Prozessen, die auch tatsächlich befolgt werden. Verantwortlichkeiten sind klar, Arbeiten verlaufen nach festen Vereinbarungen und die Nachverfolgung ist gesichert. Das gibt Ihnen Ruhe, Überblick und nachweisbare Beherrschung von Prozessen und Verfahren innerhalb Ihrer Organisation.