Controle los cambios y evite riesgos en el proceso
En toda organización se producen cambios de forma continua. Nuevas instalaciones, procesos adaptados, procedimientos modificados o ajustes organizativos. Este tipo de cambios pueden tener consecuencias para la seguridad, la calidad, el cumplimiento normativo y la continuidad del negocio.
En la práctica, sin embargo, los cambios se implementan a menudo de forma informal o fragmentada. Los departamentos trabajan de forma aislada, los riesgos no se evalúan de antemano y las medidas solo se adoptan una vez que los problemas ya han surgido.
Para los responsables de QHSE y los responsables de calidad, seguridad y medio ambiente, esto supone una mayor carga de trabajo y el riesgo de que los cambios se produzcan sin un control suficiente.
Con el módulo Management of Change de EXB Software, cada cambio pasa a formar parte de un proceso estructurado en el que los riesgos, las medidas y la toma de decisiones quedan registrados de forma demostrable.
El desafío: los cambios introducen nuevos riesgos
Cada cambio puede introducir nuevos riesgos. Piense, por ejemplo, en:
- la modificación de un proceso de producción
- el cambio de instalaciones o maquinaria
- la modificación de procedimientos o instrucciones de trabajo
- cambios organizativos o nuevas responsabilidades
Cuando los cambios no se evalúan de forma sistemática, suelen surgir problemas como:
- riesgos que solo se hacen visibles una vez implementado el cambio
- una participación insuficiente de otros departamentos
- falta de claridad sobre las responsabilidades
- documentación ausente de cara a auditores y organismos supervisores
Para organizaciones con varias ubicaciones o procesos complejos, esto puede volverse rápidamente inabarcable.
Qué es Management of Change
Management of Change (MoC) es un método estructurado para evaluar y controlar los cambios de forma planificada. Su objetivo es obtener de antemano una visión clara de las posibles consecuencias de un cambio y registrar las medidas necesarias.
Dentro de EXB Software, cada cambio se registra en un expediente digital en el que se reúne toda la información relevante: la solicitud de cambio, los departamentos implicados, los análisis de riesgos, las medidas y la toma de decisiones.
Así se genera un proceso transparente en el que los cambios se ejecutan de forma controlada y demostrable.
Cómo EXB Software da soporte al proceso
El módulo Management of Change da soporte a todo el proceso de cambio, desde la solicitud hasta la evaluación.
Un cambio se tramita paso a paso:
- Registro de la solicitud de cambio
- Identificación de riesgos por parte de los departamentos implicados
- Registro de medidas y acciones
- Evaluación y aprobación del cambio
- Evaluación del resultado tras la ejecución
Toda la información se registra de forma centralizada, lo que proporciona una visión clara del avance de los riesgos, las medidas y las acciones.
Visión de los riesgos, las medidas y el avance
Dentro del módulo se genera automáticamente una visión general de los aspectos más importantes de un cambio.
Podrá ver, entre otros:
- los riesgos registrados y las clases de riesgo
- las medidas y acciones por riesgo
- el avance y las prioridades
- la planificación y los plazos
- el presupuesto y los costes de las medidas
Los cuadros de mando y las estadísticas muestran cómo evolucionan los cambios y en qué puntos se requiere atención. Gracias a ello, los responsables de QHSE pueden reaccionar a tiempo e informar mejor a la dirección.
Implique a toda la organización en los cambios
Los cambios suelen afectar a varias partes de la organización. Por eso, el módulo Management of Change da soporte a la colaboración entre departamentos.
Ante una solicitud de cambio, los departamentos implicados pueden ser informados automáticamente y se les puede solicitar que realicen su análisis de riesgos. Las tareas y acciones se asignan con claridad, de modo que todos sepan qué se espera de ellos.
Así se genera un proceso transparente en el que se aprovecha el conocimiento de distintas disciplinas.
Para qué organizaciones es esencial Management of Change
Management of Change es especialmente importante para las organizaciones en las que los cambios pueden tener una gran influencia en la seguridad, la calidad o la actividad empresarial.
Piense, por ejemplo, en organizaciones:
- con procesos de producción complejos
- con instalaciones o infraestructura técnica
- con varias ubicaciones o departamentos
- que trabajan conforme a normas ISO u otra normativa
- en las que la seguridad y la gestión de riesgos son fundamentales
Para estas organizaciones es esencial que los cambios se evalúen de antemano y se controlen de forma demostrable.
Resultado: mayor control sobre los cambios
Con el módulo Management of Change de EXB Software, el control de los cambios se convierte en un proceso estructurado y demostrable.
Esto aporta a las organizaciones, entre otras cosas:
- una mejor visión de los riesgos de los cambios
- una mejor colaboración entre departamentos
- una toma de decisiones demostrable de cara a auditores y organismos supervisores
- menos incidentes derivados de cambios no controlados
- una mejor consolidación de las mejoras
Para los responsables de QHSE y de calidad, seguridad y medio ambiente, esto significa sobre todo mayor visión de conjunto, mejor control y menos trabajo improvisado ante los cambios en la organización.
Parte de la plataforma QHSE de EXB
El módulo Management of Change está totalmente integrado en la plataforma de EXB Software. Gracias a ello, los cambios se pueden vincular directamente a otros componentes del sistema de gestión, como:
- la gestión de incidentes
- la gestión de riesgos
- las auditorías e inspecciones
- las medidas de mejora
- la gestión documental y los procedimientos
Así, Management of Change se convierte en un componente estructural del sistema de gestión QHSE.