La estructura empresarial como base del control y la responsabilidad
Vincule la estructura organizativa a la normativa y los procesos
Dentro de los procesos QHSE, GRC y de cumplimiento normativo, la claridad sobre la organización es esencial. ¿Quién es responsable de qué, qué departamentos están implicados y qué procedimientos rigen en cada caso? Sin una estructura organizativa registrada surgen ambigüedades, fragmentación y discusiones sobre la titularidad. Esto dificulta el control y aumenta el riesgo de que las medidas no reciban seguimiento.
De organigramas sueltos a un modelo operativo
En muchas organizaciones la estructura organizativa existe sobre el papel, pero no está conectada con la práctica diaria. Las funciones, los roles y las responsabilidades no están suficientemente vinculados a procesos, documentos y tareas. Esto dificulta dirigir de forma coherente el cumplimiento, los derechos de acceso y el seguimiento de las acciones.
Registrar la organización dentro de EXB Software
Con EXB Software registra toda la estructura organizativa de forma centralizada y mantenible. Desde la estructura de grupo o de países hasta sedes, departamentos, jerarquías, funciones y empleados individuales. Esta estructura constituye la base de prácticamente todos los demás componentes de la plataforma.
Utiliza la estructura organizativa, entre otras cosas, para:
- elaborar una matriz RACI para asignar responsabilidades y titularidad;
- determinar roles y derechos de acceso;
- poner a disposición de forma dirigida información, documentos y procedimientos;
- vincular procesos, flujos de trabajo y flujos de proceso a las funciones y los departamentos adecuados.
Vincular la organización a los procesos, procedimientos y tareas
Los procesos y flujos de trabajo se vinculan directamente a los componentes relevantes de la organización. Así, un empleado solo ve las instrucciones y los procesos que se aplican a su rol correspondiente. Al mismo tiempo, siempre queda claro quién es responsable de la aprobación, la ejecución y el seguimiento.
Las tareas y las acciones de mejora se asignan automáticamente en función de la función, el departamento o la jerarquía. Si cambia la estructura organizativa, el funcionamiento del sistema cambia con ella, sin que tenga que volver a configurarlo todo.
Seguridad y control en un único sistema
La estructura organizativa registrada constituye también la base de la seguridad de acceso. Determina quién puede ver, modificar o aprobar cada tipo de información. Esto respalda un cumplimiento demostrable y evita el acceso no deseado a información sensible.
Resultado para su organización
Dispone de un único modelo organizativo actualizado y fiable que no solo aporta claridad, sino que se utiliza realmente en el trabajo diario. Las responsabilidades son claras, los procesos se adaptan a la práctica y la información llega automáticamente a las personas adecuadas. Esto aporta tranquilidad, coherencia y un control demostrable dentro de su organización.