Vous voulez être sûr que chacun travaille avec les bons documents
Système de gestion documentaire (GED)
Au sein des processus QHSE, GRC et de conformité, la documentation occupe une place centrale : procédures, instructions de travail, documents de politique, formulaires et rapports. Vous reconnaissez sans doute que les documents sont dispersés sur des disques réseau, des pièces jointes d’e-mails et des copies locales. Il en résulte des doutes : quelle est la dernière version, qui l’a approuvée et qui travaille encore avec des informations obsolètes ?
Cela crée des risques et fait perdre inutilement beaucoup de temps.
Stocker n’est pas la même chose que gérer
Stocker des documents quelque part est simple. Gérer des documents, c’est autre chose. Vous voulez un versionnage, des processus d’approbation, des responsabilités claires et la certitude que les documents ne sont accessibles qu’aux bonnes personnes. Sans structure, vous devez continuellement contrôler et corriger.
Avec EXB Software, vous consignez les documents par type, tels que instructions, contrats, schémas de processus, descriptions de fonctions et enregistrements.
Un dossier bien documenté avec toutes les informations connexes se constitue ainsi automatiquement.
Voici comment EXB Software vous accompagne dans la gestion documentaire
Avec EXB Software, vous mettez en place la gestion documentaire comme un composant intégral de votre système de management. Les documents ne sont pas gérés isolément, mais reliés aux processus, à l’organisation, aux risques, aux audits et aux exigences de conformité.
Vous pouvez notamment :
- consigner les documents de façon centralisée avec une propriété clairement définie ;
- travailler avec un versionnage et des pistes d’audit complètes ;
- mettre en place des workflows d’approbation avant publication ;
- mettre automatiquement à disposition les bons documents pour les bonnes fonctions ou services ;
- consigner qui a lu ou confirmé les documents.
Toujours la bonne version, au bon endroit
Dès qu’un document est modifié et approuvé, la nouvelle version est immédiatement disponible. Les anciennes versions restent traçables, mais ne font plus référence. Les collaborateurs travaillent ainsi toujours avec les dernières instructions et procédures en vigueur, y compris via l’application mobile.
Vous pouvez communiquer activement les modifications, afin que les collaborateurs concernés sachent ce qui a changé et ce que cela signifie pour leur travail.
Moins de gestion, plus de certitude
Comme la gestion documentaire est intégrée aux workflows et aux tâches, vous avez moins à surveiller manuellement. Les lectures obligatoires, les revérifications ou les revues périodiques sont automatiquement prises en charge. Cela rend le système durable, même à long terme.
Qu’est-ce que cela vous apporte ?
Vous disposez d’une source centrale et fiable unique pour toute la documentation QHSE et GRC. Les responsabilités sont claires, les modifications sont maîtrisées et les collaborateurs travaillent de manière démontrable avec les bonnes informations. Cela réduit les risques, simplifie les audits et vous apporte la sérénité et la confiance que la documentation n’existe pas seulement, mais qu’elle est aussi réellement respectée.