Vous voulez maîtriser vos audits, pas seulement autour de la date d’audit
Le défi
Les audits internes sont essentiels pour vérifier que les processus, les mesures et les accords sont réellement respectés. Dans la pratique, vous constatez toutefois que les audits sont souvent des moments de pic : beaucoup de préparation, des listes de contrôle éparses, une planification manuelle et, à l’issue, une liste de constats dont le suivi prend du temps et disparaît parfois de la vue.
Si vous êtes responsable QHSE, GRC ou conformité, vous voulez utiliser les audits de manière structurelle comme outil de pilotage, et non comme une obligation imposée.
Planifier et réaliser des audits demande de la structure
Sans accompagnement, la planification des audits demande beaucoup de travail manuel. Qui audite quoi, quand et selon quelle norme ? Traditionnellement, pendant l’audit, l’information est collectée sur papier ou dans des fichiers épars, puis le traitement et le reporting suivent après coup. Le suivi des constats et des actions d’amélioration demande ensuite à nouveau de l’attention et de la discipline.
Voici comment EXB Software vous accompagne dans les audits internes
Avec EXB Software, vous mettez en place les audits internes comme un processus continu et maîtrisable. Le logiciel prend en charge l’ensemble du cycle d’audit : de la planification à la réalisation et au suivi.
Planification automatique des audits
Vous définissez des programmes d’audit sur la base des normes, des processus, des sites ou des risques. Les audits peuvent être planifiés automatiquement avec des fréquences, des échéances et des responsables fixes. Vous êtes ainsi certain que les audits ont lieu à temps et que rien n’est oublié.
Réalisation des audits avec l’application mobile
Vous réalisez les audits simplement via l’application mobile. Les listes de contrôle et les questionnaires sont disponibles à l’avance et adaptés à l’audit. Pendant l’audit, vous consignez directement les constats, y compris photos, remarques et localisation. L’application fonctionne même sans connexion internet ; la synchronisation se fait ensuite automatiquement.
Consignation et visibilité immédiates
Les données d’audit consignées sont directement disponibles dans le système. Vous n’avez plus besoin de retaper ou de traiter l’information. Cela raccourcit les délais et augmente la qualité et la cohérence des résultats d’audit.
Suivi et management de l’amélioration assurés
Les constats d’audit débouchent automatiquement sur des actions et mesures d’amélioration. Les responsabilités sont attribuées, les échéances surveillées et l’avancement est visible en continu. Via les workflows et les tâches, le suivi est assuré, y compris les escalades lorsque des actions risquent de rester en suspens.
Les actions d’amélioration issues des audits sont reliées aux processus, aux risques et aux exigences de conformité, ce qui vous permet d’apporter des améliorations structurelles et d’éviter les répétitions.
Qu’est-ce que cela vous apporte ?
Vous avez une vue d’ensemble continue des audits planifiés, en cours et terminés. La réalisation et le suivi sont assurés dans un seul système. Les audits deviennent ainsi un instrument efficace de contrôle et d’amélioration, au lieu d’une charge administrative. Cela vous apporte sérénité, vue d’ensemble et une assurance démontrable vis-à-vis des auditeurs, des autorités de contrôle et de la direction.