Maîtrisez les changements et prévenez les risques associés
Management of Change (MoC)
Chaque organisation connaît des changements permanents. Nouvelles installations, processus adaptés, procédures modifiées ou ajustements organisationnels. De tels changements peuvent avoir des conséquences sur la sécurité, la qualité, la conformité et la continuité d’activité.
En pratique, les changements sont toutefois souvent mis en œuvre de manière informelle ou fragmentée. Les services travaillent en silos, les risques ne sont pas évalués en amont et les mesures ne sont prises qu’après l’apparition de problèmes.
Pour les responsables QHSE et les responsables QSE, cela se traduit par une charge de travail supplémentaire et le risque que les changements soient insuffisamment maîtrisés.
Avec le module Management of Change d’EXB Software, chaque changement s’inscrit dans un processus structuré où les risques, les mesures et les décisions sont consignés de manière démontrable.
Le défi : les changements engendrent de nouveaux risques
Chaque changement peut introduire de nouveaux risques. Pensez par exemple à :
- l’adaptation d’un processus de production
- la modification d’installations ou de machines
- le changement de procédures ou d’instructions de travail
- des changements organisationnels ou de nouvelles responsabilités
Lorsque les changements ne sont pas évalués de manière systématique, des problèmes apparaissent souvent, tels que :
- des risques qui ne deviennent visibles qu’après la mise en œuvre d’un changement
- une implication insuffisante des autres services
- un manque de clarté sur les responsabilités
- une documentation manquante vis-à-vis des auditeurs et des autorités de contrôle
Pour les organisations multisites ou aux processus complexes, la situation peut rapidement devenir difficile à suivre.
Qu’est-ce que le Management of Change
Le Management of Change (MoC) est une méthode structurée permettant d’évaluer et de maîtriser les changements de manière planifiée. L’objectif est d’obtenir en amont une visibilité sur les conséquences possibles d’un changement et de consigner les mesures nécessaires.
Dans EXB Software, chaque changement est enregistré dans un dossier numérique qui rassemble toutes les informations pertinentes : la demande de changement, les services concernés, les analyses de risques, les mesures et les décisions.
Il en résulte un processus transparent dans lequel les changements sont mis en œuvre de manière contrôlée et démontrable.
Comment EXB Software soutient le processus
Le module Management of Change accompagne l’intégralité du processus de changement, de la demande à l’évaluation.
Un changement est traité étape par étape :
- Enregistrement de la demande de changement
- Inventaire des risques par les services concernés
- Consignation des mesures et actions
- Évaluation et approbation du changement
- Évaluation du résultat après la mise en œuvre
Toutes les informations sont consignées de manière centralisée, offrant une visibilité claire sur l’avancement des risques, des mesures et des actions.
Visibilité sur les risques, les mesures et l’avancement
Le module génère automatiquement une vue d’ensemble des principaux aspects d’un changement.
Vous voyez notamment :
- les risques enregistrés et leurs classes de risque
- les mesures et actions par risque
- l’avancement et les priorités
- la planification et les échéances
- le budget et les coûts des mesures
Les tableaux de bord et statistiques rendent visible l’évolution des changements et les points nécessitant une attention. Les responsables QHSE peuvent ainsi réajuster à temps et mieux informer la direction.
Impliquez toute l’organisation dans les changements
Les changements touchent souvent plusieurs parties de l’organisation. C’est pourquoi le module Management of Change facilite la collaboration entre services.
Lors d’une demande de changement, les services concernés peuvent être automatiquement informés et invités à réaliser leur analyse de risques. Les tâches et actions sont clairement attribuées, afin que chacun sache ce qui est attendu.
Il en résulte un processus transparent qui met à profit les connaissances des différentes disciplines.
Pour quelles organisations le Management of Change est-il essentiel
Le Management of Change est particulièrement important pour les organisations où les changements peuvent avoir un impact majeur sur la sécurité, la qualité ou l’exploitation.
Pensez par exemple aux organisations :
- disposant de processus de production complexes
- disposant d’installations ou d’infrastructures techniques
- comptant plusieurs sites ou services
- travaillant selon les normes ISO ou d’autres réglementations
- où la sécurité et la maîtrise des risques occupent une place centrale
Pour ces organisations, il est essentiel que les changements soient évalués en amont et maîtrisés de manière démontrable.
Résultat : une meilleure maîtrise des changements
Avec le module Management of Change d’EXB Software, la maîtrise des changements devient un processus structuré et démontrable.
Les organisations en retirent notamment :
- une meilleure visibilité sur les risques liés aux changements
- une meilleure collaboration entre services
- des décisions démontrables vis-à-vis des auditeurs et des autorités de contrôle
- moins d’incidents dus à des changements non maîtrisés
- un meilleur ancrage des améliorations
Pour les responsables QHSE et QSE, cela signifie surtout plus de vue d’ensemble, un meilleur contrôle et moins de travail ad hoc lors des changements dans l’organisation.
Partie intégrante de la plateforme QHSE d’EXB
Le module Management of Change est entièrement intégré à la plateforme EXB Software. Les changements peuvent ainsi être directement reliés aux autres composantes du système de management, telles que :
- la gestion des incidents
- la gestion des risques
- les audits et inspections
- les mesures d’amélioration
- la gestion documentaire et les procédures
Le Management of Change devient ainsi une composante structurelle du système de management QHSE.