Processus, workflows et procédures
Business Process Management (BPM)
Vous voulez maîtriser la manière dont le travail se déroule réellement
Dans votre organisation, vous voulez avoir la certitude que les activités sont exécutées de manière cohérente et conforme aux consignes. Indépendamment de qui les exécute ou de l’affluence, mais d’une manière fixe qui soit prévisible, contrôlable et démontrable. En pratique, vous constatez cependant souvent que les processus sont interprétés différemment, que des procédures coexistent et qu’il est difficile de voir où un processus se bloque.
Cela coûte du temps, suscite des débats et augmente le risque d’erreurs et de non-conformité.
Les documents seuls ne suffisent pas
Vous avez formalisé des procédures et des instructions de travail, mais vous constatez que cela ne donne pas assez de repères. L’ordre des activités n’est pas explicite, les responsabilités ne sont pas toujours claires et le suivi demande beaucoup de travail manuel. Vous devez continuellement vérifier si les actions sont exécutées et si chacun travaille encore selon la bonne méthode.
Voici comment EXB Software vous fait avancer
Avec EXB Software, vous formalisez les processus, workflows et procédures avec le BPM d’une manière qui vous soutient dans le travail quotidien. Vous définissez étape par étape comment les activités doivent se dérouler, qui est responsable de quoi et quand une action suivante est nécessaire.
Vous procédez de la manière suivante :
- vous cartographiez clairement les processus et sous-processus ;
- pour chaque étape du processus, vous déterminez qui l’exécute, l’évalue et/ou l’approuve ;
- vous reliez directement les procédures et instructions de travail aux bonnes étapes ;
- vous configurez des workflows qui accompagnent automatiquement la progression ;
- vous surveillez le processus et l’optimisez si nécessaire.
Vous n’avez plus besoin de surveiller, le système s’en charge
Dès qu’un workflow est actif, les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes en fonction de la fonction ou du rôle. Vous voyez immédiatement l’état d’avancement, où surviennent les retards et quelles étapes restent ouvertes. Lorsqu’une tâche est terminée, l’étape suivante démarre automatiquement ou est soumise pour approbation via les bons responsables.
Vous avez ainsi moins à courir après les gens et vous disposez d’une vision continue de la progression.
Tout s’articule parfaitement
Les définitions de processus et les workflows sont directement reliés à votre structure organisationnelle, à la gestion documentaire, aux audits, aux incidents et aux actions d’amélioration. Si vous modifiez un processus ou une procédure, vous voyez immédiatement où cela a des conséquences et qui est concerné. Ainsi, votre système reste actuel, maintenable et adapté à la pratique.
Qu’est-ce que cela vous apporte ?
Vous travaillez avec des processus clairs qui sont réellement suivis. Les responsabilités sont claires, les activités se déroulent selon des consignes établies et le suivi est garanti. Cela vous apporte sérénité, vue d’ensemble et maîtrise démontrable des processus et procédures au sein de votre organisation.